Para reuniões com sucesso

As organizações precisam obviamente de reuniões, pelo que a tendência é multiplicá-las e carregá-las de agenda. E, não raro, as organizações limitam-se, quando não podem escapar-se, ao estabelecido na lei ou nos regulamentos. Quer isto dizer que a maior parte das reuniões são uma maçada e o êxito é reduzido. Agora, o contexto da covid-19 multiplicou o número e as modalidades de reunião: videoconferência, sessões síncronas, reuniões presenciais com máscara e distanciamento físico (dizem distanciamento social, mas esse já existe há séculos), etc.  

Algumas reuniões fracassam porque não eram necessárias, pois os assuntos a tratar não exigiam reunião ou porque o momento não era oportuno. E pode acontecer que uma reunião se tenha realizado por motivos errados, por exemplo, se o conteúdo se esgotou em falar, discutir, criticar, desfazer, impor poder, impressionar, resolver assuntos pessoais, concitar o ámen dos outros, ou se não foram definidos objetivos concretos e resultados a produzir. Também podem os objetivos não ter sido claros ou adequados ou ter constituído obstáculos e não desafios.

Podem não ter sido convocadas as pessoas certas: em vez de decisores, vieram substitutos que não podem tomar decisões. E pode ter havido falta de controlo adequado ou ter o programa sido insuficientemente detalhado, horários vagos, ausência de fio condutor, tratamento desadequado de conflitos surgidos, falta de liderança, exclusivo cumprimento de calendário.

E ainda pode o ambiente físico não ter sido apropriado: local desconfortável, recursos que não funcionam, interrupções que desconcentram.

Ora, para que as reuniões tenham o êxito desejado, não têm de multiplicar-se, mas devem ser bem preparadas, bem conduzidas e muito participadas. Enfim, devem ser como o sal na comida. Torna-se evidente que a adequada preparação e condução duma reunião é condição do seu sucesso e da obtenção dos resultados pretendidos, ao mesmo tempo que permite uma gestão mais eficaz do tempo por parte dos órgãos competentes e dos participantes envolvidos.

Necessidade da reunião

As reuniões são necessárias para mobilizar ideias e energias, para coordenar atividades e para atingir desempenhos coletivos. Contudo, fazer uma reunião absorve vários tipos de recursos, e não apenas o recurso raro que é o tempo, o que implica um dispêndio considerável que tende a passar despercebido. Por isso, a grande questão a colocar-se é a de saber se o tema ou assunto justifica a realização da reunião ou se ela é dispensável.

Em caso de se justificar a realização da reunião, importa desde logo estabelecer os objetivos e os resultados a que se quer chegar, definir, se a lei ou os regulamentos o não tiverem estabelecido, o tipo e o número de participantes, fixar a duração, o dia, a hora e o local da mesma.

Preparação da reunião

Uma reunião eficaz não se improvisa, precisa de ser cuidadosamente preparada.

Verificada a necessidade da reunião, importa escolher o tipo de reunião, pois há vários tipos de reuniões, consoante os objetivos: reunião de informação, de formação ou de sensibilização; reunião de discussão e debate, vulgarmente chamada ‘reunião de trabalho’, para programação de atividades futuras, troca de pontos de vista, procura de um acordo ou, simplesmente, produção de ideias; reunião de consulta, de negociação, de resolução de problemas, de validação de situações e de tomada de decisões.

A sua preparação é um trabalho exigente, mas essencial para o sucesso, na medida em que pressupõe um conjunto diversificado de ações que obedeçam aos princípios seguintes: planificação segundo as necessidades; escolher o tipo de reunião de acordo com os objetivos e os grupos visados; dirigir a reunião eficazmente em função de objetivos concretos e resultados mensuráveis; exercer a liderança através da animação e da dinâmica do grupo; saber gerir espaços, assegurar a organização do material e dos instrumentos de apoio.

Para tanto, há que estabelecer uma lista de controlo de tarefas: fixação clara dos objetivos e dos resultados a atingir; elaboração de uma ordem de trabalhos anotada a enviar com a respetiva convocatória (ou convite) a todos os participantes; programação da condução de cada assunto, segundo um esquema de apresentação, justificação, diálogo e decisão; designação de secretário ou relator para elaboração da ata ou relatório; reserva da sala e marcação da data; definição da composição da mesa de presidência, se aplicável; disponibilização de bebidas, se for caso disso; entrega da lista de participantes externos à receção, PBX e parque de estacionamento; e verificação do funcionamento dos equipamentos e preparação do restante material de apoio.

Ordem de trabalhos

Para lá da habitual ordem de trabalhos, poderá ser preparada uma ordem de trabalhos anotada, que incluirá: descrição sucinta dos objetivos e dos resultados globais a alcançar; indicação dos diversos assuntos a tratar em cada etapa, com previsão da duração total da reunião e de cada ponto da agenda; priorização dos temas, prevendo os que possam ser retirados em caso de falta de tempo; menção dos documentos a ler previamente e, eventualmente, dos documentos a trazer ou a apresentar; referência à atribuição de trabalho preparatório a determinados participantes.

Uma ordem de trabalhos deverá discriminar suficientemente os diversos assuntos, evitando-se colocar um item sob a designação de “outros assuntos”; deverá ser atempadamente afixada e/ou publicada nos termos legais e regulamentares e enviada aos destinatários; e deverá ser acompanhada de texto a motivar a participação dos participantes e a incentivar, para tanto, a preparação por parte de cada participante.

Convocatória

Da convocatória (ou convite, no caso de os destinatários não serem obrigados a compadecer), a afixar nos lugares de estilo ou a publicar nos boletins previstos nos regulamentos, deve constar informação sobre: data da reunião (local, dia, mês e hora de início e conclusão); indicação das condições de início; agenda anotada, acompanhada de eventuais documentos e/ou de informação de contexto; resultados esperados; participantes; e modos de intervenção, se for o caso.

Na fase de preparação poderá ser importante: enviar a convocatória por correio eletrónico, com vista à agilização de todo o processo de organização e preparação da reunião; telefonar aos convocados/convidados com a antecedência de um ou dois dias, a fim de garantir a sua participação; enviar convite pessoal de modo a garantir a presença específica dum participante.

Abertura da reunião

O presidente (moderador ou facilitador) abre a sessão à hora prevista, dá as boas-vindas e agradece o tempo a presença dos participantes; pede aos presentes, se for caso disso, que se apresentem ou, no caso de se tratar dum grupo grande, refere a diversidade e heterogeneidade dos participantes fazendo-os sentir-se confortáveis e motivados para participarem e alcançar um objectivo comum; não perde demasiado tempo com a aprovação de atas anteriores, apresenta claramente os objetivos da reunião, faz aprovar a agenda e expõe os respetivos pontos, recorda os resultados a que se quer chegar, explicita o método de trabalho, sublinha a duração prevista da reunião e informa sobre aspetos práticos de organização; e avisa se haverá registo, ata ou relatório, indicando previamente o relator ou secretário da reunião, sublinha a necessidade de liberdade e concisão nas intervenções e pode fazer uma breve abertura, moderando o excesso de entusiasmo, insistindo na circunscrição aos temas centrais da agenda e exprimindo firmeza e segurança.

Condução da reunião

O presidente ou moderador é um elemento central para o sucesso da reunião, competindo-lhe: congregar a atenção dos participantes e envolvê-los no clima da reunião; facilitar a troca de pontos de vista, assegurar a participação de todos e, sempre que se justifique (mas só nesse caso, evitando a monopolização), dar um contributo sobre o tema a ser tratado; assegurar a organização das intervenções e a objetividade dos contributos; gerir o tempo, alocando-o aos diferentes pontos da agenda, evitando desvios à ordem de trabalhos e deixando cair pontos da agenda, se for caso disso; dinamizar a reunião, mostrando flexibilidade sobre tópicos controversos ou questões de difícil acordo; mobilizar o máximo de opiniões individuais para o espaço coletivo; formular posições de consenso ou pedir a um dos participantes que apresente uma posição que reflita a posição geral do grupo; sintetizar ou fazer sintetizar cada um dos pontos da agenda tratados, salientando os pontos de consenso adquiridos e elencando os obstáculos apontados; assegurar que sejam tomadas todas as decisões necessárias; e terminar com uma síntese mencionando expressamente os resultados alcançados e evitando que a reunião termine sem tomada decisões ou sem definição de prazos e responsabilidades.

Não deve monopolizar o debate, devendo suscitar a participação dos presentes, respeitando as diversas opiniões e gerindo equanimemente os tempos de intervenção a ponto de sinalizar desvios dos temas em agenda. E não deve deixar de pôr a votação as propostas que tiverem de ser apresentadas para tal por si ou por outrem, depois da devida discussão.

Participação na reunião

O desempenho do presidente (moderador ou facilitador) e dos participantes são os pilares do êxito da reunião. Ao participante na reunião compete:

Antes da reunião, analisar os documentos recebidos com a convocatória; equacionar o modo como irá intervir ativamente; recolher informações que sejam úteis para o sucesso da reunião; e produzir algum apontamento importante.

Durante a reunião, tomar notas sobre dúvidas e pontos importantes; intervir de modo claro e conciso sobre os temas da agenda, focando o seu contributo e grau de envolvimento para a consecução dos objetivos; saber escutar bem ideias e opiniões, interessar-se pelos avanços conseguidos, ponderar as críticas a fazer; intervir de modo assertivo sobre a agenda, com economia de tempo, sem pretender dominar a discussão.

Após a reunião, verificar e assumir os conteúdos da versão final da ata, empenhando-se na concretização das determinações da reunião.

Conclusão e encerramento

Cabe ao presidente ou moderador proceder ao encerramento da reunião. Para que o faça com sucesso, importa: sumariar as decisões tomadas, realçando os respetivos prazos; fazer breve balanço dos aspetos positivos adquiridos, bem como das divergências evidenciadas e dos obstáculos a superar; informar da elaboração cuidada e abrangente da ata/relatório/nota/síntese que constitui a memória escrita dos resultados e o guia para a futura monitorização e acompanhamento da execução das decisões – a qual, sempre que possível, é apresentada no final da reunião, para, após os pertinentes comentários, ser aprovada para envio posterior, podendo ser conveniente enviar cópia a pessoas que não participaram na reunião (por exemplo, o responsável de um setor que desempenha um papel importante na implementação das medidas decididas ou que será afetado pela concretização das mesmas); e concluir agradecendo a presença e a participação.

Anote-se que devem ser aceites as declarações de voto, que devem ser transcritas para a ata ou a ela anexadas e com a menção no corpo da ata.

A ata, depois de lida, deve ser aprovada em minuta no fim da reunião, sobretudo se houver deliberações a entrar imediatamente em vigor, ou no início da reunião seguinte, se esta estiver no horizonte da organização a curto ou médio prazo, podendo ser dispensada a leitura da ata em voz alta, neste caso, se o texto tiver sido efetivamente distribuído pelos participantes.

Acompanhamento dos resultados da reunião

O êxito da reunião depende do acompanhamento dos seus resultados. E, porque, sem o seu acompanhamento, pode perder-se parte do trabalho nela realizado, no final da reunião terá de haver uma lista de tarefas a realizar, cuja responsabilidade pode ser distribuída por cada participante, com um prazo de execução e indicação clara de quem monitoriza o processo.

Por outro lado, impõe-se assegurar que o relator/secretário prepare a ata ou relato o mais cedo possível após a reunião; enviar cópia da ata provisória aos participantes, com pedido de observações e comentários dentro de um prazo útil e com agradecimento pelos contributos; remeter a todos e, se for caso disso, a pessoas relevantes que não puderam estar na reunião a ata definitiva, da qual constem: decisões consensuais, conclusões assumidas e recomendações formuladas; indicação dos compromissos e da partilha de responsabilidades pelas tarefas específicas de acompanhamento a realizar nos prazos acordados;

Uma vez concluída a ata, o presidente (moderador ou facilitador) poderá organizar um calendário com notas e lembretes relacionados com a concretização das decisões tomadas; antes da reunião seguinte, deverá assegurar-se que os participantes redijam curtos relatórios de avaliação sobre o grau de implementação das medidas e decisões tomadas; e deverá manter sempre os participantes informados e motivados relativamente ao desenvolvimento dos trabalhos.

 

Referências

Barker, Alan, Reuniões que funcionam, Mem Martins, Lyon Edições, 1996

Dressler, Larry, Reuniões eficazes, Lisboa, Actual Editora, 2008

Noyé, Didier, Réussir vos réunions, Paris, Insep Consulting éditions, 2009

Tropman, E. John, Making meetings work: achieving high quakity group decisions, London, Sage Publications Inc., 2003

Rebori, Marlene. K., How to organize and run effective meetings, Cooperative Extension, Bringing the University to you,Fact Sheet 97-29, University of Nevada, Reno

2020.08.05 – Louro de Carvalho